اگر موضوعی برای بررسی جمعی وجود دارد بهترین راه حل یک جلسه کوتاه است تا سوء تفاهمات رفع شود، تعارضات به پایین‌ترین حد خود میل کند، همبستگی در تیم بیشتر شود و سرعت کار افزایش یابد. این مهم با استفاده از یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفه‌ای محقق می‌شود.
جلسات، قلب محرک هر سازمان پویایی هستند. اگر یک سازمان حرفه‌ای و چابک را می‌خواهید بررسی کنید به جلسات آنها سربزنید تا میزان بهره‌وری جلسات را در این سازمان‌ها ببینید.
چرا جلسات برای سازمان‌ها مفید هستند؟
1- می توانید در جلسات اولویت‌ها را مشخص کنید
شما نمی‌توانید همه کارها را به طور همزمان انجام دهید پس اولویت‌بندی، مهم‌ترین وظیفه یک مدیر حرفه‌ای است و جلسات به شما کمک می‌کند تا طی یک همفکری سازنده با تیم خود به اولویت‌بندی صحیح برای امورتان دست یابید. اولویت‌بندی صحیح به تمرکز بیشتر منجر خواهد شد و تمرکز کمک می‌کند تا همه چیز هماهنگ باشد.
2- چشم‌انداز واضح
برگزاری یک جلسه استراتژیک این امکان را به شما و افراد سازمانتان می‌دهد که یک چشم‌انداز معقول و مشترک برای آینده سازمان بسازید. این جلسات به شما کمک خواهد کرد تا به صورتی واضح، پیش‌بینی خود از وضعیت آینده شرکت خود را ترسیم و احتمالات مختلف را در نظر بگیرید.
3- به ارزش‌های یکسانی دست خواهید یافت
جلسات مفید و حرفه‌ای به تیم شما کمک خواهند کرد تا به یک فرهنگ و ارزش سازمانی مشترک دست یابید. ارزش‌های سازمانی شاکله اصلی تصویر ذهنی کارمندان شما هستند و این ارزش‌ها در ارتباط با مشتریان سازمان بروز خواهد کرد.
4- ارتبطات سازمانی قوی
در یک سازمان یا تیم حرفه‌ای همه افراد به راحتی نظر خود را بدون هیچ دغدغه‌ای در جلسات مطرح می‌کنند و این تعاملات به روابط قوی و پایدار در سازمان منتهی خواهد شد. توانایی‌های ارتباطی عالی به شما کمک می‌کند تا به طور ماهرانه داده‌ها را مدیریت کنید و افکار خود را به صورت مختصر و قابل توجه بیان کنید.
5- رشد همگانی
جلسات در تیم باعث رشد همه اعضای تیم خواهد شد. این جلسات شامل به اشتراک گذاری داده‌ها و اطلاعات، بیان تجربه‌ها و آموزش بین همه اعضای تیم خواهند بود و باعث رشد همگانی در بین همه اعضا می شوند.
میزیتو ابزاری برای مدیریت جلسات
میزیتو یک ابزار حرفه‌ای برای مدیریت پروژه آنلاین است که امکان مدیریت جلسات را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد.
چطور با میزیتو جلسات خود را مدیریت کنیم؟
هماهنگی جسات:
هماهنگی جلسات به دو صورت در میزیتو امکان پذیر است.
· هماهنگی جلسات از طریق ایجاد وظیفه: یک پروژه با نام جلسات در میزیتو ایجاد کنید و شروع به تعریف وظایفی به عنوان یادآوری جلسه برای اعضای میزکار خود کنید.
· برای دعوت می‌توانید از مدیریت جلسات پیشرفته میزیتوهم استفاده کنید که در مستندسازی جلسات در ادامه همین مطلب به آن خواهیم پرداخت.
برگزاری جلسات :
مدیران همیشه درگیر جلسات در مکان‌های متفاوت هستند. یکی از راهکارهای اصلی برگزاری جلسات با کمترین هزینه و بیشترین بهره‌وری جلسات آنلاین تصویری است. این جلسات محدودیت مکان و زمان ندارند و هر زمان مدیر احساس نیاز کند می‌تواند افراد را به یک جلسه آنلاین دعوت کند. اعضای تیم هم با شرط داشتن فقط اینترنت و ابزاری که به اینترنت دسترسی دارد (مانند تلفن همراه) می‌توانند به راحتی در جلسه شرکت کنند.
در میزیتو این امکان به راحتی برای شما فراهم است که باز زدن تنها یک دکمه اعضای تیم و پروژه خود را به یک جلسه دعوت کنید.
مستند سازی جلسات:
یک پیش نویس جلسه باز کنید، اعضای جلسه، سمت ایشان در جلسه را مشخص کنید و توضیحات اولیه جلسه را ثبت کنید. آیا فردی خارج از سازمان یا شرکت شما هم باید در جلسه باشد نام ایشان را هم وارد کنید تا پیامک دعوتنامه جلسه برای ایشان هم ارسال شود.
برخی امکانات صورتجلسه (مدیریت جلسه) میزیتو:
· اعضای جلسه را مشخص کنید و برای ایشان دعوتنامه پیامکی ارسال کنید.
· از طریق پیامک زمان و مکان جلسه را به ایشان یادآوری کنید.
· اعضایی خارج از سازمان یا شرکت خود را از طریق پیامک به جلسه دعوت کنید.
· سمت تمامی اعضای جلسه را برای مدیریت بهتر جلسه مشخص کنید.
· برچسب مشخص برای هر جلسه ایجاد کنید تا پیگیری جلسات به راحتی انجام گیرد.
· در زمان جلسه حضور و غیاب آنلاین از افراد شرکت کننده را انجام دهید.
· در جلسه تشکیل شده نظرات تمامی اعضا را در قالب گزارشات ثبت کنید.
· جزییات جلسه را برای همکاران خود ارسال و امضای الکترونیکی تایید ایشان را دریافت کنید.
· پس از تشکیل جلسه تمامی وظایف مربوط به همکاران را تعریف و به آنها ارجاع دهید.
· از طریق مانیتورینگ جلسات، جلسات را بررسی و پیگیری کنید.
میزیتو و استفاده از مدیریت جلسات
نرم افزار مدریت جلسات آنلاین میزیتو امکانات جذابی دراختیار شما قرار می‌دهد که یکی از آنها مدیریت جلسات است. می‌توانید استفاده از مدیریت جلسات میزیتو را از همین امروز شروع کنید و ابزارهای مدیریت خود را کاملتر کنید.
برای ثبت‌نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مدیریت پروژه مناسب و کارآمد و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس https://www.mizito.ir سر بزنید.
